เช็กลิสต์เอกสารส่งออกครั้งแรกสำหรับโรงงานขนาดเล็ก

โรงงานขนาดเล็กหลายแห่งมีสินค้าพร้อมส่ง แต่เอกสารยังกระจัดกระจายอยู่ในอีเมลและสมุดจด การมีเช็กลิสต์เดียวช่วยให้ผู้จัดการโรงงานกับฝ่ายบัญชีคุยกันภาษาเดียวกัน

อย่างน้อยควรเตรียมใบสั่งซื้อจากผู้ซื้อ สำเนาเงื่อนไขการชำระเงิน รายละเอียดสินค้าพร้อมพิกัดที่เคยใช้ น้ำหนักและจำนวนต่อกล่อง รวมถึงที่อยู่ผู้ซื้อและผู้รับปลายทางที่เขียนถูกต้อง

หากสินค้าต้องใช้ใบอนุญาตหรือมาตรฐานเฉพาะ เช่น อาหารแปรรูปหรือสินค้าเกษตร ให้ยืนยันเอกสารกำกับก่อนจองระวาง ไม่เช่นนั้นชุดเอกสารหลักอาจพร้อมแต่ยื่นพิธีการไม่ได้

สำหรับสิทธิประโยชน์ทางภาษีของผู้ซื้อ ควรถามล่วงหน้าว่าต้องการใบรับรองถิ่นกำเนิดประเภทใด เพราะแต่ละแบบใช้หลักฐานแหล่งกำเนิดคนละชุด

เมื่อรวบรวมครบแล้ว ส่งไฟล์ให้ผู้จัดทำเอกสารตรวจก่อนนัดตัวแทนออกของอย่างน้อยสองวันทำการ จะมีเวลาแก้ชื่อสินค้าหรือตัวเลขน้ำหนักโดยไม่กระทบตารางเรือ