ใบแจ้งหนี้กับใบรายการบรรจุภัณฑ์ต้องตรงกันตรงไหนบ้าง

เมื่อผู้ประกอบการเอสเอ็มอีเริ่มส่งออก สองเอกสารที่ถูกเปิดดูคู่กันเสมอคือใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์กับใบรายการบรรจุภัณฑ์ หากตัวเลขหรือคำอธิบายสินค้าไม่ตรงกัน ตัวแทนออกของและธนาคารจะหยุดงานทันที

ให้เริ่มจากหน่วยนับเดียวกันทั้งสองฉบับ หากใบแจ้งหนี้ระบุเป็นกล่อง ใบรายการบรรจุก็ควรแสดงจำนวนกล่อง น้ำหนักสุทธิ น้ำหนักรวม และขนาดกล่องที่สอดคล้อง ไม่ควรสลับไปใช้หน่วยชิ้นโดยไม่มีตารางแปลง

คำอธิบายสินค้าควรใช้ชุดข้อความเดียวกัน ไม่ตัดคำหรือเติมรุ่นสินค้าเฉพาะในเอกสารใดเอกสารหนึ่ง เพราะผู้ซื้อต่างประเทศมักเทียบข้อความกับใบสั่งซื้อเดิมแบบตัวอักษร

มูลค่าในใบแจ้งหนี้ต้องสะท้อนเงื่อนไข Incoterms ที่ระบุไว้ หากเป็น FOB ไม่ควรแทรกค่าขนส่งทะเลในยอดรวมโดยไม่มีหมายเหตุแยก ส่วนใบรายการบรรจุไม่ต้องใส่ราคาต่อหน่วย แต่ต้องระบุน้ำหนักให้ตรวจทานได้

ก่อนส่งไฟล์ให้ตัวแทนออกของ ควรพิมพ์ทั้งสองฉบับแล้วขีดเส้นเทียบจำนวนกล่องและน้ำหนักทีละบรรทัด วิธีนี้ใช้เวลาไม่นานแต่ลดรอบแก้ไขได้มาก โดยเฉพาะช่วงที่โรงงานเร่งปิดตู้